アメリカで働くビジネスパーソンにとって、仕事でのメールは欠かせないものであり、適切なコミュニケーションが求められます。
この記事では、英語が苦手な方でも手軽に利用できるよう、自動応答メールの例文を交えて、ビジネスコミュニケーションの手助けとなる情報を提供します。
この記事で分かることは３点
１．自動応答メールについて
２．自動応答メールをどう活用するか
３．手軽に使える自動応答の例文
自動応答メール
自動応答メールを使うシーン
自動応答メールは手軽で効果的なツールです。メールソフトの設定画面から、簡単なテンプレートを用意し、異なる状況に応じてそれを使い分けることができます。
自動応答を使うシーンは、大きく分けて３つあります。
１．不在メッセージ → 不在であることを先方に伝え、業務が止まってしまう事態を防ぎ、信頼を得る。
２．問合せへの自動返信メッセージ → 問合せを受け付けたことの確認メールを送り、お客様に安心感を与える。
３．会員登録・セミナー登録等の確認メール → ちゃんと登録ができているかという不安を解消する。
自動応答メールで注意すべきこと
自動応答メールは、不特定多数の人に送られる可能性があります。
そのため、携帯番号や個人情報は書かず、必要最低限の情報にとどめておきましょう。
社外用・社内用でメッセージの内容を変更することもできるので、携帯番号を記載する場合は、社内用だけに記載しておくと良いです。
不在メッセージに、不在時の上司、同僚の連絡先を記載する場合、必ず事前に相談をして、承諾を取っておくことも、ビジネスのマナーとして不可欠です。
不在メッセージ
不在メッセージの重要性
ビジネスでは、緊急の対応が必要とされる時があります。
休暇や出張で不在の際に、メールを送ってきた同僚やクライアントに、すぐに返信ができない旨を伝え、その期間の別の担当者の連絡先を伝えることにより、自分の不在時も仕事が円滑にまわるようになります。
メールの返信が遅れると分かっている場合は、不在メッセージの自動返信の設定を必ず行いましょう。
不在メッセージに含むべきこと
不在メッセージは、長々と書かず、簡潔に情報を伝えるようにします。
＜記載すべきこと＞
＜記載があればより良い＞
不在期間の表記
状況により、不在メッセージの内容は変わります。
それぞれのシチュエーションで使える、不在メッセージの例文・テンプレートをお伝えします。
【不在期間の表記について】
何日から何日まで不在にしますと伝えたい時、from ［日付］to ［日付］とすると、いつ戻るのかがはっきり分からないことがあります。
下記のように、戻る日を明確にしておくことをお勧めします。
from ［不在初日］through ［不在最終日］returning［オフィスに戻る日］
または、
from ［不在初日］to［不在最終日］returning［オフィスに戻る日］
いつから不在なのかを不明確にしておきたい場合は、下記のようにすることもできます。
I am out of office until ［不在最終日］, returning［オフィスに戻る日］
不在メッセージ【例文】
例文・テンプレートをいくつか用意しました。
コピペし、必要な情報を追加してお使いください。
【 不在（基本）】
Thank you for your email. I am out of office from ［不在初日］through ［不在最終日］returning on ［オフィスに戻る日］and won’t have access to my email. If you need immediate assistance, please contact ［名前］at ［メールアドレス］or ［電話番号］. Otherwise, I will respond to your email when I return.
【 不在（休暇）】
Thank you for your email. I am away on vacation from［不在初日］through ［不在最終日］returning on［オフィスに戻る日］and won’t have access to my email. If you need immediate assistance, please contact ［名前］at ［メールアドレス］or ［電話番号］. Otherwise, I will respond to your email when I return.
【 不在（出張）】
Thank you for your email. I am traveling for business from［不在初日］through ［不在最終日］returning on［オフィスに戻る日］and will have limited access to my email. If you need immediate assistance, please contact ［名前］at ［メールアドレス］or ［電話番号］. Otherwise, I will respond to your email when I return.
【 不在（半休）】
Thank you for your email. I am out of office this ［午前 morning/午後 afternoon］. If you need immediate assistance, please contact ［名前］at ［メールアドレス］or ［電話番号］. Otherwise, I will respond to your email when I return.
【 不在（祝日）】
Thank you for your email. Our office is closed in observance of ［祝日 例：Labor Day］. I will respond to your email when I return.
【 不在（産休、育休）】
Thank you for your email. I am currently on ［maternity leave/parental leave］. Please contact ［名前］at ［メールアドレス］or ［電話番号］ during my absence. I am expected to return to the office on ［オフィスに戻る予定日］.
【退職】
Thank you for your message. I am no longer with ［会社名］as of ［退職日］and unfortunately unable to reply to this email. Please direct all future inquiries to ［名前］at ［メールアドレス］or ［電話番号］.
問合せへの自動返信メッセージ
問合せメールの自動返信メッセージは、お客様に信頼、安心感を与える重要なコミュニケーションツールです。丁寧かつ明確な表現を心がけましょう。
問合せメールへの自動返信【例文】
問合せメール（基本）
Thank you for reaching out to us. We have received your inquiry and will get back to you as soon as possible. Your patience is highly appreciated.
問合せメール（返信予定を伝える時）
Thank you for your inquiry. We have received your message and are currently reviewing the details. You can expect a response from us within ［5 business day (5営業日）/ a week (1週間以内）等と期間を明記]. If you have any urgent matters, please feel free to contact us at ［メールアドレス・電話番号］.
問合せメール（迅速に対応中を伝える時）
Thank you for getting in touch with us. We have received your email and want to assure you that we are actively working on your inquiry. Expect a detailed response shortly.
セミナー登録完了の自動返信メール
セミナー登録完了メール【例文】
Subject（件名）: Seminar Registration Confirmation
Dear [参加者氏名],
Thank you for registering for our upcoming seminar, “[セミナー名].” We are delighted to have you join us!
Your registration details are as follows:
Event: [セミナー名]
Date: [日付]
Time: [時間]
Venue: [場所]
Please keep this email for your records. On the day of the event, make sure to arrive a bit early to ensure a smooth check-in process. If you have any specific questions or need further assistance, feel free to contact us at [コンタクト先email・電話番号]. We look forward to your participation and hope you find the seminar both informative and engaging.
Best regards, [会社名]
［住所などのコンタクト情報］
まとめ
アメリカでのビジネスにおいて、コミュニケーションに欠かせないのがメールです。
ビジネスコミュニケーションの手助けとなる、英語での自動応答メールの情報を、例文を用いてお伝えしました。
ビジネスは信頼に基づいています。
顧客へ安心感を与える、顧客満足度を上げる、迅速で確実な自動応答メールで信頼感を築くなど、自動応答メールの設定で与えられる信頼はたくさんあります。
より良いビジネスを目指し、自動応答メールをぜひご活用ください。
１．不在メッセージ → 不在であることを先方に伝え、業務が止まってしまう事態を防ぎ、信頼を得る。
２．問合せへの自動返信メッセージ → 問合せを受け付けたことの確認メールを送り、お客様に安心感を与える。
３．会員登録・セミナー登録等の確認メール → ちゃんと登録ができているかという不安を解消する。
