アメリカで働くビジネスパーソンにとって、仕事でのメールは欠かせないものであり、適切なコミュニケーションが求められます。
一日休みを取る場合や、日本へ一時帰国をする時の長期休暇の際に、不在通知メールの設定に時間を取られていませんか？
この記事では、英語が苦手な方でも手軽に利用できるよう、不在通知メールの例文を交えて、ビジネスコミュニケーションの手助けとなる情報を提供します。
１．不在通知メールについて
２．不在通知メールをどう活用するか
３．手軽に使える不在通知メールの英語の例文
４．Gmail、Outlookで不在通知メールを設定する方法
不在通知メールとは
不在通知メールとは、職場から離れている間に、同僚や顧客、クライアントに自動で返信されるメールのことです。返信ができないことや折り返し連絡ができる日を相手に伝えることができます。自動応答メールと呼ばれることもあります。
- プロフェッショナリズムと迅速な対応
不在の間、自動返信メールが相手に送信されることで、プロフェッショナルな印象を与え、あなたが責任感のある人であることが相手に伝わります。 - 時間の節約
不在の旨を伝えることにより、あなたとメールの送信者、双方の時間を節約できます。 - 重要な情報の伝達
不在通知メールには、戻ってくる日時や緊急の連絡先などの重要な情報を記載できるので、相手はそれに基づいて適切な対応を取ることができます。
【注意点】
不在通知メールは、不特定多数の人に送られる可能性があります。
そのため、携帯番号や個人情報は書かず、必要最低限の情報にとどめておきましょう。
社外用・社内用でメッセージの内容を変更できる場合は、携帯番号は社内用だけに記載しておくと良いです。
また、不在メッセージに、不在時の上司、同僚の連絡先を記載する場合、必ず事前に相談をして、承諾を取っておくことも、ビジネスのマナーとして不可欠です。
不在メッセージ
不在メッセージに含むべきこと
不在通知メールに記載する不在メッセージは、長々と書かず、簡潔に情報を伝えるようにします。
＜記載すべきこと＞
＜記載があればより良い＞
不在期間の表記
状況により、不在メッセージの内容は変わります。
不在期間の表記も、いつからいつまで不在かを記載するか、またいつから不在なのかを不明確にしておくこともできます。
【不在期間の表記について】
何日から何日まで不在にしますと伝えたい時、from ［日付］to ［日付］とすると、いつ戻るのかがはっきり分からないことがあります。
下記のように、戻る日を明確にしておくことをお勧めします。
from ［不在初日］through ［不在最終日］returning［オフィスに戻る日］
または、
from ［不在初日］to［不在最終日］returning［オフィスに戻る日］
いつから不在なのかを不明確にしておきたい場合は、下記のように記載します。
I am out of office until ［不在最終日］, returning［オフィスに戻る日］
不在メッセージ【例文】
例文・テンプレートをいくつか用意しました。
コピペし、必要な情報を追加してお使いください。
（下記テンプレートでは、出張のシチュエーション以外では、メールを一切確認しないという設定にしています。
メールを時々確認しますと伝えたい場合は、”won’t have access to my email”の箇所を、”will have limited access to my email“に変更してください）
【 不在（基本）】
Thank you for your email. I am out of the office from ［不在初日］through ［不在最終日］returning on ［オフィスに戻る日］and won’t have access to my email. If you need immediate assistance, please contact ［名前］at ［メールアドレス］or ［電話番号］. Otherwise, I will respond to your email when I return.
【 不在（休暇）】
Thank you for your email. I am away on vacation from［不在初日］through ［不在最終日］and won’t have access to my email. I will reply to your message after I return on ［オフィスに戻る日］. If you need immediate assistance, please contact ［名前］at ［メールアドレス］or ［電話番号］.
【 不在（出張）】
Thank you for your email. I am traveling for business from［不在初日］through ［不在最終日］and will have limited access to my email. I will be checking periodically and will get back to you as soon as I can. If you need immediate assistance, please contact ［名前］at ［メールアドレス］or ［電話番号］.
【 不在（半休）】
Thank you for your email. I am out of the office this ［午前 morning/午後 afternoon］. If you need immediate assistance, please contact ［名前］at ［メールアドレス］or ［電話番号］. Otherwise, I will respond to your email when I return.
【 不在（祝日）】
Thank you for your email. Our office is closed in observance of ［祝日 例：Labor Day］. I will respond to your email when I return.
【 不在（産休、育休）】
Thank you for your email. I am currently on ［maternity leave/parental leave］. Please contact ［名前］at ［メールアドレス］or ［電話番号］ during my absence. I am expected to return to the office on ［オフィスに戻る予定日］.
【退職】
Thank you for your message. I am no longer with ［会社名］as of ［退職日］and unfortunately unable to reply to this email. Please direct all future inquiries to ［名前］at ［メールアドレス］or ［電話番号］.
不在通知メールの設定方法 (Gmail)
不在通知メールの設定方法は、下記をご参照ください。
Google Workspaceを使っている場合は、Gmailにまずログインします。
Gmailへログインをする。
画面右上の歯車マークをクリックし、「Vacation responder」を「on」にする。
いつから不在なのかを設定する。
不在メッセージを入力する。
「Save Changes」をクリックして、設定が完了。
不在通知メールの設定方法 (Outlook)
MicrosoftのOutlookを使っている場合の、不在通知メールの設定方法は下記の通りです。
メニュー上部の「File」をクリックし、「Account Information」から設定を開始します。
Automatic Replies (Out of Office)をクリックして、設定を開始する。
「Only send during this time range」の箇所にチェックを入れない場合、オフィスに戻った際に手動で設定を解除する必要があるため、チェックを入れることをお勧めします。
不在メッセージを、社内用と社外用で別々に設定することができます。両方のタブを確認すること。
「Save Changes」をクリックして、設定が完了。
まとめ
アメリカでのビジネスにおいて、コミュニケーションに欠かせないのがメールです。
ビジネスコミュニケーションの手助けとなる、英語での不在通知メールの情報を、例文を用いてお伝えしました。
- いつまで不在なのか、いつオフィスに戻るのかを明確に記載すること。
- 不在の間、メールを確認するのか、しないのかを伝えると良い。
- 不在中の連絡先に指定する上司・同僚には事前に承諾を取っておくのが、ビジネスマナー。